Was bleibt
- Ihr ERP-System
- Ihr E-Mail-Postfach und Ihre Dokumentvorlagen
- Die Entscheidung in Sonder- und Ausnahmefällen
Start / Leistungen / Auftragsabwicklung automatisieren
Anwendungsfall · Auftragsabwicklung
Auftragsabwicklung automatisieren – von der E-Mail bis ins ERP.
Aufträge kommen per E-Mail oder als PDF, werden von Hand ins ERP übertragen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen werden mehrfach gepflegt. Wir automatisieren diesen Datenfluss in Ihren bestehenden Systemen: Auftragsdaten auslesen, im ERP anlegen, Begleitdokumente aus einer einheitlichen Datenquelle erzeugen.
Ausgangslage
Woran Sie Handlungsbedarf erkennen.
Das eigentliche Problem liegt selten in einzelnen großen Fehlern, sondern in der Summe vieler kleiner, manueller Schritte.
- Auftragsdaten werden manuell aus E-Mails in das ERP-System übertragen
- Lieferscheine und Dokumentationen werden mehrfach gepflegt
- Hoher Zeitaufwand in der Arbeitsvorbereitung
- Informationen werden an mehreren Stellen gepflegt
- Übertragungsfehler führen zu Rückfragen aus der Produktion
Vorgehen
So automatisieren wir die Auftragsabwicklung.
Schrittweise und im laufenden Betrieb – beginnend mit dem Ablauf, der heute am meisten Zeit kostet.
- 1
Ablauf sichtbar machen
Wir nehmen auf, wie ein Auftrag heute tatsächlich durchs Haus läuft: wer was wann womit macht, wo Daten abgetippt werden und wo Übergaben hängen.
- 2
Datenstruktur vereinheitlichen
Klare Datenlogik über alle Aufträge hinweg, keine Mehrfachpflege von Informationen, saubere Übergaben zwischen Abteilungen.
- 3
Auftragsdaten auslesen
Eingehende Aufträge werden automatisiert verarbeitet: Informationen aus E-Mails und PDF-Dokumenten auslesen und strukturiert aufbereiten.
- 4
Im ERP anlegen
Die Daten werden direkt ins ERP überführt – ohne manuelle Zwischenschritte. Prüfung und Entscheidung bleiben beim Menschen.
- 5
Dokumente erzeugen
Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und weitere begleitende Unterlagen entstehen aus einer einheitlichen Datenquelle.
Ohne Systemwechsel
Gleiche Systeme. Durchgängiger Ablauf.
Was sich ändern kann
- Weniger Zeitaufwand in der Auftragsanlage
- Weniger Fehler bei der Datenübertragung
- Stabilere und planbarere Abläufe in der Produktion
Mögliche Effekte, abhängig von Ausgangslage und Umsetzung – keine zugesicherten Ergebnisse.
Beispielszenario · Metallverarbeitung
Durchgängige Auftragsprozesse statt manueller Schnittstellen
Szenario: Ein Metallverarbeiter ersetzt manuelle Zwischenschritte in der Auftragsanlage durch einen automatisierten Datenfluss.
Ausgangssituation
Ein Metallverarbeitungsunternehmen mit rund 60 Mitarbeitenden stand vor einem strukturellen Effizienzproblem in der Auftragsabwicklung:
- Auftragsdaten wurden manuell aus E-Mails in das ERP-System übertragen
- Lieferscheine und Dokumentationen wurden mehrfach gepflegt
- Hoher Zeitaufwand in der Arbeitsvorbereitung
Das eigentliche Problem lag nicht in einzelnen großen Fehlern, sondern in der Summe vieler kleiner, manueller Schritte.
Typisch für die Situation: Viele kleine Arbeitsschritte – mit großer Gesamtwirkung auf Zeit und Fehleranfälligkeit.
Zielsetzung
Ziel war die Schaffung eines stabilen, durchgängigen Prozesses:
- Reduktion manueller Dateneingaben
- Minimierung von Übertragungsfehlern
- Entlastung der Arbeitsvorbereitung
- Erhöhung der Prozesssicherheit
Vorgehen
Der Fokus lag auf der Automatisierung des bestehenden Datenflusses – ohne grundlegenden Systemwechsel.
1. Extraktion von Auftragsdaten
Eingehende Aufträge wurden automatisiert verarbeitet:
- Auslesen von Informationen aus E-Mails und PDF-Dokumenten
- Strukturierte Aufbereitung der relevanten Daten
- Vorbereitung für die Weiterverarbeitung im System
2. Integration in das ERP-System
Die extrahierten Daten wurden direkt überführt:
- Automatische Anlage von Aufträgen im ERP
- Vermeidung manueller Zwischenschritte
- Konsistente Datenbasis für alle Folgeprozesse
3. Automatisierte Dokumentenerstellung
Parallel wurden notwendige Dokumente generiert:
- Lieferscheine
- Auftragsbestätigungen
- Weitere begleitende Unterlagen
Alles basierend auf einer einheitlichen Datenquelle.
4. Standardisierung der Datenstruktur
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die Vereinheitlichung:
- Klare Datenlogik über alle Aufträge hinweg
- Keine Mehrfachpflege von Informationen
- Saubere Übergaben zwischen Abteilungen
Mögliche Wirkung
In einem solchen Szenario sind unter anderem folgende Effekte möglich:
- Weniger Zeitaufwand in der Auftragsanlage
- Weniger Fehler bei der Datenübertragung
- Stabilere und planbarere Abläufe in der Produktion
Möglicher Nutzen
- Höherer Durchsatz, ohne zusätzliches Personal
- Weniger Rückfragen aus der Produktion
- Höhere Prozesssicherheit
Illustratives Szenario, kein Kundenprojekt. Branche, Unternehmensgröße und Abläufe dienen der Veranschaulichung typischer Ausgangslagen.
Häufige Fragen
Fragen zur Auftragsabwicklung.
Müssen wir dafür neue Systeme einführen?
Nein. Kein Ersatz bestehender Systeme – sondern bessere Nutzung und klarere Abläufe. ERP, CRM, Excel und E-Mail werden durch klare Datenflüsse verbunden.
Welche Auftragsformate lassen sich verarbeiten?
Im Beispielszenario sind es Aufträge per E-Mail und als PDF-Dokument. Welche Formate bei Ihnen eingehen und wie strukturiert sie sind, klären wir in der Analyse.
Wer behält die Kontrolle?
Ihre Mitarbeitenden. Repetitive und strukturierte Aufgaben werden automatisiert; Prüfung und Entscheidung bleiben beim Menschen.
Mit welchen Werkzeugen wird automatisiert?
Je nach Anforderung mit Workflow-Tools wie n8n, No-Code-Automatisierung sowie RPA (Robotic Process Automation) – und nur dort, wo dies messbaren Mehrwert schafft.
Wie starten wir?
Mit einem Erstgespräch: In 20–30 Minuten prüfen wir, ob bei einem Ihrer Kernprozesse relevanter Handlungsbedarf besteht. Danach erhalten Sie einen konkreten nächsten Schritt – ohne Verpflichtung. Die Beratung läuft remote und nach Absprache vor Ort in Baden-Württemberg.
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Nächster Schritt
Wie läuft ein Auftrag bei Ihnen durchs Haus?
Beschreiben Sie kurz Ihre Situation. Wir prüfen sie und antworten mit einem strukturierten nächsten Schritt.