Was bleibt
- Ihr ERP-System und Ihre Stammdaten
- Die fachliche Verantwortung im Vertrieb
- Individuelle Angebote, wo sie nötig sind
Start / Leistungen / Angebotserstellung automatisieren
Anwendungsfall · Angebotsprozess
Angebotserstellung automatisieren – ohne Systemwechsel.
Angebote entstehen manuell mit Excel und Copy-Paste aus alten Projekten – mit hohem Aufwand und Fehlerrisiko bei Stücklisten und Preisen. Wir strukturieren die Angebotslogik auf Basis Ihrer vorhandenen ERP-Daten und automatisieren die Angebotserstellung teilweise, mit definierten Textbausteinen und nachvollziehbarer Preislogik.
Ausgangslage
Woran Sie Handlungsbedarf erkennen.
Zu langsame Reaktionszeiten im Angebot bedeuten in einem wettbewerbsintensiven Umfeld verpasste Geschäftschancen.
- Angebote werden vollständig manuell erstellt
- Excel-basierte Kalkulationen und Copy-Paste aus alten Projekten
- Individuelle Anpassungen ohne klare Struktur
- Hohe Fehleranfälligkeit bei Stücklisten und Preisen
- Der Vertrieb ist stark mit administrativen Aufgaben gebunden
Vorgehen
So automatisieren wir die Angebotserstellung.
Pragmatisch und modular: zuerst die Logik klären, dann automatisieren.
- 1
Angebotsprozess aufnehmen
Wir analysieren, wie Angebote heute entstehen: Kalkulation, Varianten, Freigaben und Übergaben zwischen Vertrieb und Technik.
- 2
Angebotslogik strukturieren
Die vorhandenen ERP-Daten werden in eine klare Angebotslogik überführt: Standardisierung von Varianten und Preisen, wiederkehrende Angebotsstrukturen, konsistente Datenbasis.
- 3
Angebotserstellung automatisieren
Automatische Generierung von Angeboten inklusive Kalkulation, mit definierten Textbausteinen und konsistenter, nachvollziehbarer Preislogik.
- 4
Daten zentralisieren
Einheitliche Preisstruktur, klare Variantenlogik, keine Medienbrüche – alle relevanten Informationen an einer Stelle.
- 5
Optional ergänzen
Zum Beispiel durch KI-gestützte Vorbereitung von E-Mails für den Angebotsversand. Freigabe und Versand bleiben beim Vertrieb.
Ohne Systemwechsel
Gleiche Systeme. Klarere Angebotslogik.
Was sich ändern kann
- Kürzere Angebotszeiten
- Weniger Fehler bei Stücklisten und Preisen
- Entlastung des Vertriebsteams
Mögliche Effekte, abhängig von Ausgangslage und Umsetzung – keine zugesicherten Ergebnisse.
Beispielszenario · Maschinenbau
Angebotsprozesse im Maschinenbau neu gedacht
Szenario: Ein Zulieferer strukturiert seinen Angebotsprozess, statt das System zu wechseln.
Ausgangssituation
Ein mittelständischer Maschinenbau-Zulieferer mit rund 85 Mitarbeitenden stand vor einem typischen, aber kritischen Problem im Vertrieb:
Angebote wurden vollständig manuell erstellt.
- Excel-basierte Kalkulationen
- Copy-Paste aus alten Projekten
- Individuelle Anpassungen ohne klare Struktur
Die Folge:
- Angebotsdauer: 2 bis 5 Tage
- Hohe Fehleranfälligkeit bei Stücklisten und Preisen
- Vertrieb stark mit administrativen Aufgaben gebunden
In einem wettbewerbsintensiven Umfeld führte das zu einem klaren Nachteil: Zu langsame Reaktionszeiten – und damit verpasste Geschäftschancen.
Zielsetzung
Im Fokus stand nicht die Einführung eines neuen Systems, sondern die Verbesserung eines bestehenden Prozesses:
- Reduktion der Angebotsdauer
- Minimierung von Fehlern
- Entlastung des Vertriebs
- Schaffung einer skalierbaren Struktur
Vorgehen
Statt eines radikalen Systemwechsels wurde ein pragmatischer, modularer Ansatz gewählt.
1. Strukturierung der Angebotslogik
Die vorhandenen ERP-Daten wurden systematisch genutzt und in eine klare Angebotslogik überführt:
- Standardisierung von Varianten und Preisen
- Definition wiederkehrender Angebotsstrukturen
- Aufbau einer konsistenten Datenbasis
2. Automatisierung der Angebotserstellung
Auf dieser Basis wurde die Angebotserstellung automatisiert:
- Automatische Generierung von Angeboten inkl. Kalkulation
- Nutzung definierter Textbausteine
- Konsistente und nachvollziehbare Preislogik
Optional ergänzt durch:
- KI-gestützte Vorbereitung von E-Mails für den Angebotsversand
3. Zentralisierung der Daten
Alle relevanten Informationen wurden gebündelt:
- Einheitliche Preisstruktur
- Klare Variantenlogik
- Vermeidung von Medienbrüchen
Mögliche Wirkung
In einem solchen Szenario sind unter anderem folgende Effekte möglich:
- Kürzere Angebotszeiten
- Weniger Fehler bei Stücklisten und Preisen
- Entlastung des Vertriebsteams
Ziel: Der Vertrieb kann sich wieder stärker auf seine eigentliche Aufgabe konzentrieren – den Kunden.
Möglicher Nutzen
- Schnellere Reaktion auf Anfragen
- Weniger operative Belastung im Vertrieb
- Skalierbarkeit, ohne zusätzliches Personal aufzubauen
Illustratives Szenario, kein Kundenprojekt. Branche, Unternehmensgröße und Abläufe dienen der Veranschaulichung typischer Ausgangslagen.
Häufige Fragen
Fragen zur Angebotserstellung.
Müssen wir dafür neue Systeme einführen?
Nein. Kein Ersatz bestehender Systeme – sondern bessere Nutzung und klarere Abläufe. ERP, CRM, Excel und E-Mail werden durch klare Datenflüsse verbunden.
Funktioniert das auch bei vielen Varianten?
Gerade dann lohnt sich die Struktur: Varianten und Preise werden standardisiert und wiederkehrende Angebotsstrukturen definiert. Was sich sinnvoll standardisieren lässt, prüfen wir in der Analyse.
Wer behält die Kontrolle?
Ihre Mitarbeitenden. Repetitive und strukturierte Aufgaben werden automatisiert; Prüfung und Entscheidung bleiben beim Menschen.
Mit welchen Werkzeugen wird automatisiert?
Je nach Anforderung mit Workflow-Tools wie n8n, No-Code-Automatisierung sowie RPA (Robotic Process Automation) – und nur dort, wo dies messbaren Mehrwert schafft.
Wie starten wir?
Mit einem Erstgespräch: In 20–30 Minuten prüfen wir, ob bei einem Ihrer Kernprozesse relevanter Handlungsbedarf besteht. Danach erhalten Sie einen konkreten nächsten Schritt – ohne Verpflichtung. Die Beratung läuft remote und nach Absprache vor Ort in Baden-Württemberg.
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Nächster Schritt
Wie entstehen Angebote bei Ihnen heute?
Beschreiben Sie kurz Ihre Situation. Wir prüfen sie und antworten mit einem strukturierten nächsten Schritt.